みなさんこんにちは。下ちゃんです。昨日は神戸マラソンが開催されました。1万9709人の方々が神戸の街を駆け抜けました。ランナーたちは、黄色い手袋を頭上に掲げ、復興を象徴する「ひまわり」を表しスタートしました。
ちなみに完走率96.1％だったそうです。
今日も寒さが続きそうです。あったかい服装で週明けスタートしましょう～体調管理に気をつけて。
元気よく挨拶からです。「おはようございます」・・・・・
さて、話は変わって
会議について書きます。会議は開催するのが目的ではないですよね。その後の行動を決めることに意義があります。会議後何をすればいいかわからなかったり、会議に出席したことさえも忘れたころに対策が話し合われたりすると、かけた時間が意味のないものになりますよね。
そこでこんな法則があります。「８分の１の法則」と言われるものです。
「８分の１の法則」とは、会議や打合せに費やす延べ時間を８分の１にするというものである。
具体的には、①開催回数を半分にする。②参加人数を半分にする。③時間を半分にする。これで「２分の１×２分の１×２分の１＝８分の１」になる。
会議や打合せは、「意思決定」のために行うものであり、まず第１に意思決定を伴わない会議はありえない。
また、定型的意思決定のための会議は下位レベルに権限移譲すれば上位レベルの会議は大幅に減らせる。さらに、同レベルの人が参加する会議や委員会・打合せは纏めてやれば良い。
第２に参加人員は意思決定に関わる人のみにする。単なる説明要員や記録要員は招集しないようにする。
第３に報告のための時間を取らず、課題の確認と意思決定を速やかにできる資料を準備する。
こうすれば、８分の７の時間は、それぞれの本来業務に専念できる。 本来業務とは何か？それは、経営者にとっては戦略の策定であり、従業員にとっては付加価値を生む業務である。会議や打合せそれ自体は付加価値を生まない。本来業務の効率を良くする方策についての会議・打合せの効率が悪くてはダメですよね。
